Boknings- och avbokningsregler vid konferenser och gruppbokningar
1. Definitioner
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid gruppbeställning. Beställare är den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses i detta fall Bodelssons by the Sea. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen.
2. Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Bodelssons by the Sea ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.
3. Förskott
Om/när Bodelssons by the Sea kräver det ska ett förskott på 50 procent av bekräftat belopp ske när bokningen görs mindre än tre månader innan arrangemanget. Om bokning görs mer än tre månader innan arrangemanget ska ett förskott på 25 procent betalas vid bokning. Förskottet förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturans datum. Faktura på förskottsbeloppet sänds i samband med eller efter bekräftad bokning. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för Bodelssons by the Sea.
4. Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex specialkost, husdjur m.m. ska det framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.
5. Värdefull egendom
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i Bodelssons by the Seas förvaringsutrymmen ska beställaren upplysa om detta. Vid stöld eller liknande är Bodelssons by the Sea ersättningsskyldig endast om Bodelssons by the Sea genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
6. Avbeställning
Avbeställning ska ske skriftligt. Vid avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag ska beställaren ersätta Bodelssons by the Sea med 25% av värdet på beställningen. Vid avbeställning senare än två veckor med 50% av värdet på beställningen. Vid avbeställning senare än en vecka med 100% av värdet på beställningen.
Ombokning (som längst 12 månader framåt) kan ske fram till kl 15.00 två dagar innan ankomst. Observera att vid ombokning går det inte längre att avboka och att hela beloppet måste betalas senast 10 dagar efter bokat datum för att ombokning ska kunna ske.
7. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av Bodelssons by the Sea. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har Bodelssons by the Sea rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.
8. Reservation för prisändringar
a) Om Bodelssons by the Sea vill reservera sig för prishöjningar ska Bodelssons by the Sea tydligt ange detta i sin skriftliga bekräftelse av mottagandet av beställningen.
b) Bodelssons by the Sea ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.
9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför Bodelssons by the Sea:s kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
10. Ansvar för egendom/vållande av skada
Bodelssons by the Sea har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i dess lokaler. Skulle det visa sig att Bodelssons by the Sea eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar Bodelssons by the Sea för den förkomna/skadade egendomen. Bodelssons by the Sea ansvarar också för egendom som förvaras i av Bodelssons by the Sea låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar Bodelssons by the Sea.
