Booking- og afbestillingsregler for konferencer og gruppebookinger
1. Definitioner
Et arrangement er, når lokaler stilles til rådighed med eller uden overnatning og/eller spisning, f.eks. til konference eller til gruppebookinger. Kunden er den person - juridisk eller fysisk - der er betalingspligtig for arrangementet. Leverandør betyder i dette tilfælde Bodelssons by the Sea. Værdien af en ordre er den aftalte pris for hele ordren.
2. Bestil
Bestillinger kan foretages mundtligt eller skriftligt. Bodelssons by the Sea skal skriftligt bekræfte modtagelsen af en ordre.
3. Forskud
Hvis/når Bodelssons by the Sea kræver det, skal der ske et forskud på 50 procent af det bekræftede beløb, når reservationen foretages mindre end tre måneder før arrangementet. Hvis der bookes mere end tre måneder før arrangementet, skal der betales et forskud på 25 procent ved booking. Forskuddet forfalder til betaling inden for 10 dage fra fakturadato. Faktura på forskudsbeløbet fremsendes i forbindelse med eller efter bekræftet booking. Betales forskuddet ikke, er bestillingen ikke bindende for Bodelssons by the Sea.
4. Særlige ønsker ved bestilling
Har kunden særlige ønsker vedrørende fx specialdiæter, kæledyr mv. den skal allerede fremvises ved bestilling. Det samme gælder, hvis kunden ønsker særlige sikkerhedsforanstaltninger.
5. Værdifuld ejendom
Hvis kunden ønsker at tage ejendom af høj værdi med sig og opbevare den i Bodelssons by the Sea opbevaringsplads, skal kunden oplyse dem herom. I tilfælde af tyveri eller lignende er Bodelssons by the Sea kun erstatningspligtig, såfremt Bodelssons by the Sea gennem skriftlig bekræftelse har påtaget sig at være ansvarlig for ejendommen.
6. Annullering
Afbestilling skal ske skriftligt. Ved afbestilling senere end fire uger før arrangementets første dag skal kunden kompensere Bodelssons by the Sea med 25 % af ordreværdien. Ved afbestilling senere end to uger med 50% af ordreværdien. Ved afbestilling senere end en uge med 100 % af ordrens værdi.
Ombooking (så længe som 12 måneder frem) kan finde sted indtil kl. 15.00 to dage før ankomst. Vær opmærksom på, at det ved ombooking ikke længere er muligt at fortryde, og at hele beløbet skal betales senest 10 dage efter den bestilte dato, for at ombookingen kan finde sted.
7. Betaling
Kunden er ansvarlig for alle omkostninger, der påløber i henhold til ordren. Hvis deltagerne skal betale noget individuelt, skal dette godkendes af Bodelssons by the Sea. Såfremt en deltager ikke møder op til det bestilte måltid, medfører dette ikke ret til afslag i prisen. Betaling skal ske efter aftale. Hvis der er indgået aftale om betaling mod faktura, skal kunden udstede fuld betaling inden for 10 dage fra fakturadatoen. Ved overskridelse af betalingsfristen har Bodelssons by the Sea ret til at opkræve morarenter fra forfaldsdatoen med gældende referencerente med et tillæg på otte procentpoint. Ved fakturering tillægges et faktureringsgebyr.
8. Forbehold for prisændringer
a) Hvis Bodelssons by the Sea ønsker at reservere sig mod prisstigninger, skal Bodelssons by the Sea tydeligt angive dette i sin skriftlige bekræftelse på modtagelse af ordren.
b) Bodelssons by the Sea skal straks informere kunden, når der sker en prisstigning.
9. Force majeure
Strejke, lockout, brand, eksplosion, krig eller lignende krigstilstand, væsentlige begrænsninger i leverancer eller andre forhold uden for Bodelssons by the Seas kontrol berettiger leverandøren til at hæve kontrakten uden forpligtelse til at betale erstatning.
10. Ansvar for ejendom/forvoldelse af skade
Bodelssons by the Sea har intet objektivt ansvar for ejendom, der opbevares på hotelværelser eller i dets lokaler. Skulle det vise sig, at Bodelssons by the Sea eller dets ansatte har handlet skødesløst eller uagtsomt eller på anden måde var skyld i, at ejendom er gået tabt eller beskadiget, er Bodelssons by the Sea ansvarlig for den bortkomne/beskadigede ejendom. Bodelssons by the Sea er endvidere ansvarlig for ejendom, der opbevares i Bodelssons by the Seas aflåste opbevaringsplads, med mindre ejendommen er af særlig høj værdi (se punkt 5). Kunden er på sin side ansvarlig for skade, som han selv eller hans deltagere ved uagtsomhed forvolder Bodelssons by the Sea.
